このページでは、次期社長が抱えている悩みの一つである「どのようにしたら、仕事で一杯一杯な状況から抜け出せるのか?」

という問題を解決するためのノウハウを解説しています。

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  • 仕事で一杯一杯になってしまう原因(組織的な問題)
  • 仕事で一杯一杯になってしまう原因(個人的な問題)
  • 仕事で一杯一杯をなくすための方法(その1:仕事にヒトをつける)
  • 仕事で一杯一杯をなくすための方法(その2:仕事の整理整頓を行う)
  • 仕事で一杯一杯をなくすための方法(その3:会議の無駄をなくすための六つの方法)
  • 仕事で一杯一杯をなくすための方法(その4:仕事の生産性を高めるための五つの方法)

中小企業では、日常的に、次のような会話が飛び交っています。

 

コンサルタント;「この間の打ち合わせで決まった○○に関する計画の取り組みは、進んでいますか?」
社長;「すみません。実は、まったく進んでいないのですよ」
コンサルタント;「どうしてですか?」
社長;「忙しくて、時間が取れなかったもので……」

 

社長;「この間の会議で決めた○○に関する計画、その後、どうなったのかな?」
管理職者;「申し訳ありません。まったく進んでいません」
社長;「どうして?」
管理職者;「忙しくて、全然時間が取れなくて……」

 

やろうと決めたことが遅々として進まない現象が当たり前のように発生しており、それが業績が振るわない根本的な要因となっています。

 

業績を良くしていくことのキーワードになるのは、環境変化への対応です。
今の姿を認識したうえで、どのようにすれば改善できるのかを考えて、実行し続けることで、業績を良くしていくことができます。

 

 

しかし、業績を良くすることのできない中小企業の多くは、PとDの間が分断されています。
そうなってしまう本質的な原因として、経営者を始めとした改善の実行に係るべき人たちがスムーズに行動に移すことのできる環境にない、すなわち、あふれかえる仕事に一杯一杯になっていることが挙げられます。

仕事で一杯一杯になってしまう原因(組織的な問題)

共通的な要因として、次の三つが挙げられます。
①ヒトに仕事をつけてしまっている
②一人一人が仕事を抱え込んでしまっている
③無駄な会議が多い

 

限られた人数で全体の業務をこなしていかなければならない中小企業には、その人にしかできない業務というものができやすくなります。

 

業務の種類

……

係れる人

Aさんだけ

Bさんだけ

Cさんだけ

Dさんだけ

……

 

その人にしかできない状況が生じてしまうことで、仕事の進行が、他人の仕事の進み具合によって左右される状況が生じてきます。
その結果、計画通りに進まない業務が増え、身の回りがやらなければならない仕事であふれ返り、仕事で一杯一杯な状況が生み出されます。
さらに、自分以外に業務をこなせる人がいないことが、休みたくても休めなくなる状況を生み出し、メンタル不全などの弊害を生み出します。

 

仕事で一杯一杯な状況に陥っている会社には、臨機応変に仕事の見直しを行う、他人に仕事を振るといったことを行わない人が多く存在します。
それにより、新たな業務が生じるたびに仕事の絶対量が増え続け、仕事で一杯一杯になる状況が生まれてしまいます。
仕事量が個人のキャパシティを超えてしまうことが、長時間労働や残業コストの膨張、生産性の低下といった企業にとっての弊害にもつながってしまいます。

 

仕事で一杯一杯な状況に陥っている会社に共通する特徴として、無駄な会議の多いことが挙げられます。
場当たり的な会議を行うことで毎回のように予定時間を大幅に超過し、「結局、何が決まったのかがわからない」、「会議をしたことによる変化が何も生まれてこない」、「だから再び会議をすることになる」、 「それにより、会議に拘束される時間が増え続けてしまう」という悪循環が生じることが、仕事で一杯一杯になる状況作りに拍車をかけています。

仕事で一杯一杯になってしまう原因(個人的な問題)

共通的な要因として、次の三つが挙げられます。
①仕事の進め方に計画性がない
②ダラダラと仕事をしてしまっている
③完璧を求めすぎている

 

仕事で一杯一杯な状況に陥っている会社では、次のような従業員が多く存在します。
・毎朝会社に出てきて、思いついた仕事から手を付け、あるいは朝一番に上司から振られた仕事から取り組んでいく
・そのような中で、新たな仕事が発生し、未処理仕事が積み重なり、いつも仕事で一杯一杯になっている
「計画を立てても、その通りには行かないから」と最初からあきらめ、その日の仕事のスケジュールを作ろうともしません。
計画性のないまま仕事を進めることで中途半端な状態のままの仕事が増えていき、全員がそうすることで、お互いに振り回されることが多くなり、効率が悪くなることで、時間の無駄がたくさん生じています。

 

従業員の残業が減らない大きな原因は、ダラダラと仕事をしているからです。
つまり、残業することありきで仕事をしているということです。
残業代は割増賃金なため、理屈の上では従業員が残業をすればするほど会社は儲からなくなります。
加えて、ダラダラ仕事は、従業員自身の首を絞めることにもつながります。
仕事のスピードが落ちることで、処理できない仕事が増える一方となり、仕事で一杯一杯になる状況に追い込まれてしまうからです。
大変残念なことに、ダラダラ仕事に対して厳しい指摘を行っている会社は少ないのが実態です。

 

仕事で一杯一杯になっている人に共通する特徴の一つとして、一つ一つの仕事に対して完璧さを求めすぎていることも挙げられます。
会社にとって従業員が働く時間(=人件費)は最大のコストであり、個人の自己満足に影響されるのは、あってはならないことです。
しかし、大変残念なことに、多くの会社が、できたかできなかったかの結果のみを評価し、できあがるまでのプロセスや時間管理に関しての評価はおざなりになってしまっています。

仕事で一杯一杯をなくすための方法(その1:仕事にヒトをつける)

一つの仕事を複数の人間がこなすことのできる状況を作ることで、一人一人が目の前の業務に縛られることがなくなり、仕事で一杯一杯な状況から抜け出せます。 

 

業務の種類

……

係れる人

Aさん、Bさん、Cさん

Aさん、Bさん、Dさん

Bさん、Cさん、Dさん

……

 

このような話をすると、「うちのような少人数の会社では無理な話だ」という反応を示す経営者や管理職者が多いのですが、次のように考えると答えが出てきます。
☞今いる人間にどう業務を割り振るのかという視点だけで物事を考えるのではなく、業務の全体を今いる人数でこなしていくためにどのような仕組みがベストなのかという視点で物事を考える

 

さらに「仕事にヒトをつける」ことにより、中小企業の共通の悩みである退職者が出たときの対応もスムーズになります。
☞退職者の発生→退職者業務に係わっていた他の従業員が退職者業務をカバーする→新たに人を採用することで業務の配分が適正化されていく

仕事で一杯一杯をなくすための方法(その2:仕事の整理整頓を行う)

今ある業務が、今後の会社にとって必要なもの、最適なものであるとは限らないのですが、現実は、誰も今ある業務の仕組みや内容を変えようともしないまま一人一人が仕事を抱え込んでしまっている、という状況が数多く発生しています。
そうなることで、なし崩し的に業務が増え続け、それをこなすために皆が手一杯になり、先を見据えた改善や改革を推し進めるための余裕も環境もなくなってしまいます。

 

そのような状況を打開するために効果的なことは、組織全体で仕事を整理整頓することです。

 

具体的には、次のような取り組みを行います。
・今現在組織内に存在する業務を体系的に洗い出したうえで、
・「この業務は今後も本当に必要な業務なのか?」、
・「必要な業務だとしても止められる(捨てられる)部分はないのか?」、
・「止められる(捨てられる)部分がない場合であってもやり方を変えることで時間や労力を減らすことはできないのか?」という視点で内容を精査し、
・無駄な業務(不要となった業務)をカットし、
・そのうえで役割分担の見直しを行う(不明確であった役割分担を明確にする)

 

そうすることで、業務の絶対量を減らすことができ、仕事にヒトをつける状況を生み出すことができるようになります。

 

《 組織全体で仕事を整理整頓 》


ステップ1;業務の棚卸をする 

今現在〇〇課に存在する業務

業務項目

単一業務の名称

業務フロー

〇〇に関する業務

〇〇すること

〇〇をする→〇〇をする→〇〇をする→……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

 

ステップ2;抽出された一つ一つの業務に関して、改善の視点で業務分析(=整理整頓)を行う
(改善の視点)
★やめられないか?
★やめられないなら、減らせないか?
★減らせないなら、やり方を変えられないか?

 

ステップ3;整理整頓後に残った業務に関して、組織内での役割分担関係を明確化する 

整理整頓後に残った〇〇課全体の業務

役割分担関係

業務項目

単一業務の名称

業務フロー

課長

A氏

B氏

C氏

〇〇に関する業務

〇〇すること

〇〇をする→〇〇をする→……

 

……

……

 

……

……

 

 

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

 

役割分担関係(例)

◎ 主担的な役割を担う
〇 補助的な役割を担う
△ 承認の役割を担う
▲ ◎から報告を受ける役割を担う

 

《 経営者や管理職者の仕事を整理整頓 》

 

ステップ1;業務の棚卸をする 

今現在自分自身で抱えている業務

業務項目

単一業務の名称

業務フロー

〇〇に関する業務

〇〇すること

〇〇をする→〇〇をする→〇〇をする→……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

 

ステップ2;抽出された一つ一つの業務に関して、業務主幹の視点で業務分析(=整理整頓)を行う
(業務主幹の視点)
★今後も自分自身が行うべき業務なのか?(=自分自身が行うことが組織としてベストなのか?)
★他人(=部下や業務外注相手など)に業務を移管できないか?

 

ステップ3;業務移管のための交渉を行い、他人に移管できる業務は移管する

 

ステップ4;身軽になったうえで、重要な業務、優先的に着手すべき業務、付加価値の高い業務に時間を集中させる
      ※仕事を振った後の助言やサポートは行う

 

「組織全体での仕事の整理整頓」と「経営者や管理職者の仕事の整理整頓」を同時に取り組むことで、皆が仕事で一杯一杯な状態から解放され、改善や改革のための行動を取ることができるようになります。

仕事で一杯一杯をなくすための方法(その3:会議の無駄をなくすための六つの方法)

会議が重要な業務であることは間違いないことなのですが、現実は、毎回のように予定時間を超えてしまう、何も決まらない(何を決めたのかが分からない)、決めても何も変化しない、という状況が多くの会社で生じています。
そうなることで、会議の存在自体が負担になり、会議のあることが仕事で一杯一杯になる状況を生み出してしまいます。

 

《 無駄な会議が生まれる五つの原因 》
①会議開始後に参加者たちが資料を読みふける
②会議中に話が脱線しまくる
③会議中に議論が堂々巡りしてしまう
④会議中に沈黙する人が多く会議の雰囲気がだれてしまう
⑤決まったことが参加者たちに理解されていないまま会議が終了する

 

会議が始まった後に、参加者たちが資料の中身に目を通すことに集中し、本題である議論が開始されるまでに時間のかかることで、予定時間内に会議が終わらないという弊害が生み出されます。

 

議論が開始された後も、参加者が本質部分とはかけ離れた発言を繰り返すことで、議論が空転し、予定時間内に会議が終わらない、何も決まらない(何を決めたのかが分からない)という弊害が生み出されます。

 

本格的な議論展開になった後も、総論賛成各論反対のような堂々巡りな話の展開が生じ、予定時間内に会議が終わらない、何も決まらない(何を決めたのかが分からない)という弊害が生み出されます。

 

特定の人だけが発言をすることにより、何も決まらない(何を決めたのかが分からない)、決めても何も変化しないという弊害が生み出されます。

 

決まったことが参加者たちに理解されないまま会議が終了することで、決めても何も変化しないという弊害が生み出されます。

 

《 無駄な会議を生まないようにするための六つの方法 》
①司会進行役に徹する存在を設ける
②会議の資料を事前に参加者に配布することで、会議開始後すぐに活発な議論を行えるようにする
③議論の過程で明らかになった論点やポイントをホワイトボードなどに記録し見える化することで、議論の脱線を防止する
④会議を開始するときに参加者全員で今回の会議のゴール(=何について結論を出すのか)を確認し合うことで、ちゃんとした結論を得られるようにする
⑤会議の時間を極力短く設定し時間厳守を徹底することで、ダレた展開になることを防止する
⑥決まったことを簡潔に議事録化し、会議終了後間がなく参加者全員に配付する

 

会議の司会進行役に徹する人が以下の役割を果たすことで、無駄な会議が生まれる五つの原因の全てを防止することができます。
・会議開始後に参加者たちが資料を読みふける状況が生じた場合は、議論に入ることを促す
・議論の途中で話が脱線した場合は、話の中身を本質的な部分に引き戻す
・議論が堂々巡りしてしまった場合は、そのことを指摘する
・会議中沈黙をしている人に対して、発言を促す
・会議終了時に、参加者たちが決定事項を理解していることを確認する

 

会議開始後に参加者たちが資料を読みふけることの防止に関しては、会議の資料を事前に全参加者に配布し、内容を理解したうえで会議に参加することを徹底することが効果的です。
資料は、参加者たちが目を通す気をなくさないように、簡潔かつシンプルな内容にまとめる必要があります。

 

会議中に話が脱線しまくることの防止に関しては、議論の過程で明らかになった論点やポイントをホワイトボードなどに記録して見える化することが効果的です。
そうすることで、参加者が、何についての結論が得られ、次に何についての結論を得なければならないのかを理解でき、的外れな発言をすることが減ります。

 

会議中に議論が堂々巡りしてしまうことの防止に関しては、会議を始めるときに参加者全員で今回の会議のゴール(=何について結論を出すのか)を確認し合うことが効果的です。
「〇〇についての会議」といったテーマだけの確認だけではなく、「〇〇について〇〇に関する結論を得るための会議」というようにゴールを明確にすることです。

 

会議中に沈黙する人が多く会議の雰囲気がだれてしまうことの防止に関しては、会議の時間を極力短く設定し時間厳守を徹底させることが効果的です。
会議の時間が長いと、「そのうち発言すればいいか」という意識から発言しない人が多くなりますが、会議の時間が短く時間厳守が徹底されていれば、そのうちなどと考えることができなくなり、自ら発言しようとする人が増えます。

 

決まったことが参加者たちに理解されていないまま会議が終了することの防止に関しては、議事録を、会議終了後間がなく参加者全員に配付することが効果的です。
ちゃんと読んでもらうために内容を簡潔にまとめるのはもちろんのこと、会議をしたことに対する意識が薄れる前に実行してもらうために、会議終了後間がなく議事録を配布することが重要です。

仕事で一杯一杯をなくすための方法(その4:仕事の生産性を高めるための五つの方法)

仕事で一杯一杯な状況から抜け出すためには、個人の意識を変え、仕事の生産性を高める取り組みも必要です。

 

《 個人の意識を変えさせるための五つの方法 》
①仕事の締切りを細かく設定することを習慣づけさせること
②仕事の優先順位をはっきりさせることを習慣づけさせること
③一日の仕事を終える時間を意識することを習慣づけさせること
④効率の悪い仕事の取り組み方で長時間労働を行っていることが後ろめたくなるような空気を作ること
⑤短い時間でちゃんとした結果を出した従業員を高く評価すること

 

上司が部下に仕事を指示するときに、「この仕事全体を、いつまでに終わらせてほしい」と伝えるだけで終わらせてしまっていることがほとんどですが、仕事を進める過程ごとの締切りに対する意識のないことが、仕事の効率を悪くし、仕事で一杯一杯に
なることへとつながっています。
よって、仕事を指示する時に、「全体の終了が〇〇まで、第一段階の〇〇の終了に関しては〇〇までに、第二段階の〇〇の終了に関しては〇〇までに……」というように仕事を進める過程ごとの締切りについても明確にすることを習慣づけさせることで、仕事に計画性を持たなければならないという意識が芽生え、ダラダラと仕事を進める、完璧を求めすぎるといった行動も是正されていきます。

 

誰もが、常にいくつもの業務を抱えた状態で新しい仕事が割り込んできます。
そのような中で、取り組みやすい仕事から手を付けてしまうと、後々やり残した仕事に追われてバタバタしてしまう、新しく入ってきた仕事に振り回され中途半端な状態のままでやり残した仕事が山積みになる、といったような状況が発生し、
仕事で一杯一杯になることへとつながっていきます。
このようなバタバタ感から解放されるために効果的なことは、優先順位の高い仕事から処理する習慣をつけることです。
優先順位には、「締切り」と「タイミング」という二つの視点で考える必要があります。
タイミングというのは、「この仕事を早く片付けておけば、相手からの信頼を得られる」、「この仕事を早く片付けておけば、周囲の人たちも助かる」というような「レスポンスを速める必要のある理由の有無」のことです。

 

何時までに仕事を終わらせなければ(退社しなければ)ならないという縛りがないまま仕事をしていると、必然的にダラダラした働き方になってしまいます。
ダラダラした働き方をしている人たちに、仕事の取り組み方に工夫をしようなどという考えが生まれるはずもなく、仕事で一杯一杯になることへとつながっていきます。
一日の仕事を終える時間に関する縛りがあれば、決められた時間の中で全ての仕事を終わらせなければならなくなるため、仕事の締切りや優先順位を考えようとする意識も生まれてきます。
ノー残業ディを設ける、各人の机やパソコンに今日の退社予定時間を書いた紙を貼り付ける、などいくらでも方法はあるのですが、経営者が本気で臨むかどうかが成功のカギを握ります。

 

『夜遅くまで残っている人=頑張っている人、仕事ができる人』的な感覚に支配されている会社が多く存在します。
そのことが、会社全体でのダラダラ感を生み出し、仕事で一杯一杯になることへとつながっていきます。
反面、毎晩のように遅くまで会社に残っていることが恥ずかしくなるような雰囲気を作ることで、ダラダラ感が払しょくされていきます。
それに関しては、経営者や管理職者自らが、仕事の締切りや優先順位を考えていることを部下たちに示しながら、自らが掲げた終業予定時刻に仕事を終え、堂々と退社する形で行動の手本を示すことが最も効果的です。

 

短い時間でちゃんとした結果を出した従業員が最も会社に貢献しているにも関わらず、そのような人たちが最も高く評価されているわけではない実態があります。
ダラダラ仕事を防止することに加えて、効率よく仕事を進めてきちんと結果を出している従業員を高く評価することにより、組織全体で生産性の向上を追求していこうという雰囲気が生まれてきます。
生産性の評価は、難しいことではありません。
インプット(=労働時間)とアウトプット(=仕事の成果)を数値化したうえで、生産性=アウトプット÷インプットで生産性の値を算出して、会社が予め設定した良し悪しの基準となる値と比較することで評価できます。
間接部門であっても、「ここまで仕事が進んだら何点」などと会社が独自にアウトプットを数値化することで、生産性評価が可能になります。

 

仕事の生産性が高まらない原因の一つに「取引先のペースに合わせるため」というようなこともありますが、個人の意識改革を行うことで、「漫然と取引先のやり方に合わせ(従い)振り回されるのではなく、取引先との関係の在り方についても見直さなければならない」という意識も芽生えてきます。

記事の内容に対するご質問やご相談を、いつでも受け付けております。
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その他のノウハウページも、参考にしてみてください。

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